Prosessit

Prosessit ovat tärkeä osa jokaisen yrityksen liiketoimintaa ja oikein toimiessaan ne tuottavat yritykselle tulosta ja auttavat yritystä saavuttamaan kilpailuetua muihin toimijoihin nähden. Usein yrityksistä löytyy kuitenkin prosesseja, jotka eivät toimi parhaalla mahdollisella tavalla ja täten ne saattavat jopa haitata liiketoimintaa. Voi olla, että jokin prosessi on esimerkiksi täysin tarpeeton tai voi olla, että prosessi tuottaa hukkaa esimerkiksi ylituotannon tai muiden virheiden muodossa. Tällaisten tilanteiden välttämiseksi on syytä huolehtia, että prosessit ovat vähintäänkin kuvattu ja vastuutettu, sillä prosessit pääsevät usein näivettymään, jos näitä asioita ei ole hoidettu.

Prosessipalvelut

Iltanen Consultingin prosessipalveluihin sisältyy prosessien kehittämistä toimiviksi havaittuja kehittämismenetelmiä hyödyntäen. Prosesseja voidaan kehittää mm. kuvaamalla, suoraviivaistamalla, automatisoimalla tai vaikkapa mittareita luomalla. Kehittämismenetelmiä on monenlaisia ja yritysten tarpeet ovat usein tapauskohtaisia. Siispä kehittämismenetelmät ja etenemistavat valikoituvat usein myös asiakas- ja tapauskohtaisesti. Esimerkkejä etenemismalleista on hahmoteltu kuvassa 1, mutta etenemismallista sovitaan aina tapauskohtaisesti ja asiakkaan tarpeiden mukaisesti. Ota vain rohkeasti yhteyttä, niin mietitään yritystäsi parhaiten palvelevat ratkaisut.

Prosessien kuvaaminen

Prosessien kehittäminen lähtee usein liikkeelle toiminnan kuvaamisesta, jota voidaan kuvata esimerkiksi prosessikuvauksin sekä työtä ohjaavan dokumentaation avulla. Kun toiminta on kuvattu, niin mm. ongelmien ratkonta, toiminnan mittaaminen, laadunhallinta ja jatkuva parantaminen onnistuvat paremmin.

Prosessien kuvaamisessa lähdetään usein liikkeelle tunnistamalla liiketoiminnalle ja asiakkaille keskeiset prosessit. Keskeisiä prosesseja kutsutaan ydinprosesseiksi sekä niitä tukevia prosesseja puolestaan tukiprosesseiksi. Kun edellä mainitut prosessit on tunnistettu, ne voidaan sijoittaa prosessikartalle. Prosessikartalta voidaan puolestaan lähteä porautumaan osakokonaisuuksiin, kunnes saavutetaan prosessitaso, jonka vaiheet halutaan kuvata yksityiskohtaisemmin. Prosessitasoja on havainnollistettu kuvassa 2.

Vaiheistettuja prosessikuvauksia laadittaessa varsinaisen prosessikuvauksen lisäksi on suositeltavaa laatia liitteeksi myös perustietolomake, jossa kuvataan tekstimuodossa mm. prosessin tarkoitus, omistaja ja mittarit. Lisäksi on suositeltavaa laatia visuaalista prosessikuvausta tukeva tekstimuotoinen dokumentti, jossa on kuvattu sanallisesti prosessiin liittyviä vaiheita ja vastuita.

Muita prosessien kehittämismenetelmiä

Prosessien kuvaamisen lisäksi prosesseja voidaan kehittää myös monilla muilla tavoin. Prosesseille voidaan esimerkiksi laatia tavoite- ja suorituskykymittareita, jotka ohjaavat tekemistä tehokkaampaan suuntaan. Mittaamalla prosessia tai sen vaiheita luodaan paremmat edellytykset läpimenoaikojen nopeuttamiselle ja hukkatekijöiden tunnistamiselle.

Hukkatekijöihin voi sisältyä ylituotantoa, odotusta, kuljetusta, yliprosessointia, varastointia, tarpeetonta liikkumista, virheitä sekä käyttämättömiä resursseja. Pullonkauloihin ja hukkatekijöihin päästään kiinni myös arvioimalla prosessin nykytilaa, jota voidaan arvioida joko kevyesti kuvauksia ja muuta dokumentaatiota tulkiten tai laajemmin auditointien avulla.

Prosesseja voidaan kehittää myös vastuita tarkentamalla, kannustintekijöitä luomalla, prosessivaiheita automatisoimalla, prosessinhoitajien osaamista kasvattamalla, dokumentaatiota parantamalla sekä toimintaa standardoimalla ja suoraviivaistamalla. Prosessien jatkuvan kehittämisen kannalta on puolestaan tärkeää, että organisaatiossa noudatetaan laadunhallinnalle oleellista Plan Do Check Act (PDCA) -jatkuvan parantamisen mallia, jonka toimintaa on kuvattu kuvassa 3.

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä tai voit halutessasi käydä läpi myös muuta palvelutarjontaa.

Yhteydenotto on riskitöntä, sillä mikäli toteamme, että emme pysty auttamaan sinua ongelmassasi, emme veloita mitään. Otamme nämä tapaukset oppimiskokemuksina, emmekä täten veloita opiskelustamme teitä.

Ota yhteyttä