Tiedonhallinta

Moni mieltää tiedonhallinnaksi pitkälti tiedostoihin liittyvän dokumenttienhallinnan, mutta kyseessä on laajempikin kokonaisuus, josta yritysten tulisi pitää huolta. Dokumentit ovat kuitenkin usein se käytetyin ja näkyvin osuus informaatiosta, joten siihen on kannattavinta keskittyä ensin ja kun dokumenttienhallinta on saatu kuntoon, niin tämän jälkeen kannattaa lähteä miettimään mitä muuta tiedonhallinta voi olla.

Yrityksissä on vuosikymmenten saatossa totuttu Microsoftin Windows-käyttöjärjestelmästä tuttuun kansio- ja tiedostohierarkiaan, jota myös puurakenteeksi kutsutaan. Tämä puurakenne koostuu juureksi kutsutusta päähakemistosta sekä sen alikansioista, joita luodaan tasoittain – näistä koostuu hakemistopuu. Toimiessaan puurakennepohjainen tiedostojärjestelmä on monelle yritykselle riittävä ratkaisu, mutta näiden lisäksi markkinoille on tullut myös dokumenttien metadataan pohjautuvia ratkaisuja, jotka soveltuvat etenkin yrityksille, joilla on paljon dokumentteja hallinnoitavana. Puurakennepohjaisessa dokumenttienhallintajärjestelmässä tiedostoja haetaan tiedostonimien avulla porautuen nimikoitua kansiohierarkiaa pitkin, kunnes haettu tiedosto löytyy, kun taas metadataan pohjautuvassa dokumenttienhallintajärjestelmässä tiedostoja haetaan, niihin syötettyjen dokumenttia kuvailevien tietojen eli metatietojen avulla. Toimivasta dokumenttienhallintajärjestelmästä löytyy usein molempien järjestelmien ominaisuuksia.

Selkeä toimimattoman dokumenttienhallintajärjestelmän merkki on usein se, että käyttäjät eivät löydä dokumentteja. Kun dokumentteja ei heti löydy, niiden hakemiseen tai uudelleen luomiseen kuuluu usein merkittäviäkin määriä työaikaa, mikä on yrityksen tuottavuuden ja tuloksellisuuden kannalta huono asia.

Dokumentteja ei usein löydy seuraavista syistä;

• Dokumentteja haetaan väärästä paikkaa
• Dokumentteja haetaan väärillä hakusanoilla
• Dokumentit ovat huonosti nimetty
• Dokumentteja on taltioitu useampaan järjestelmään
• Dokumentteja on siilottu hakemistoihin, joihin vain harvoilla käyttäjillä on pääsy
• Dokumentteja on epähuomiossa poistettu
• Dokumentista ei ole digitaalista versiota, vain paperiversiona
• Dokumenttia ei ole edes laadittu
• Dokumenttipohjia ei ole luotu
• Dokumenttien nimeämis- ja sijoittamiskäytännöistä ei ole sovittu
• Dokumenttiin ei ole merkitty metatietoja (esim. dokumenttityyppi, tekijä, pvm. yms.)
• Dokumenttijärjestelmää ei ole kuvattu tai koulutettu

Lisäksi dokumentteja ei usein löydy myös siitä syystä, että luotu puuhierarkia on epälooginen tai se ei mukaile yrityksen prosessikarttaa. Se mikä toisen mielestä on looginen hakemistorakenne, voi toisen mielestä olla hyvinkin epälooginen. Siksi on tärkeää, että hakemistorakenne muodostetaan yhdessä sovittujen määrittelyjen pohjalta, jotta kaikille syntyy yhteinen näkemys kansioiden ja tiedostojen luokittelusta. Myös tiedostojen nimeämiskäytännöistä tulee sopia yhdessä, muuten syntyy kuvassa 2 esiintyviä tuotoksia. Mikäli kuvan tiedostonimet näyttävät tutuilta, niin olethan yhteydessä. Meiltä Iltanen Consultingista löytyy ratkaisut toimivan dokumenttienhallintajärjestelmän rakentamiseen sekä ylläpitoon.

Dokumenttienhallinnan lisäksi yrityksessä on syytä tunnistaa, että dokumenteissa on vain osa yrityksen tiedoista ja informaatiosta. Usein tiedonhallinnan käsitteistön tunteminen auttaa tunnistamaan myös tiedon ja informaation eri muotoja, joita on eritelty kuvassa 3. Kuvassa on esitetty, kuinka dokumenttienhallinta tapahtuu tietämyksenhallinnan ja informaationhallinnan päällekkäiskohdissa – alueella, jossa tieto on ilmaistua, dokumentoitua ja luokiteltua. Yrityksistä löytyy dokumenttien ja järjestelmäinformaation lisäksi usein myös paljon eksplisiittistä, implisiittistä sekä hiljaista tietoa, joiden säilymisestä ja taltioimisesta yrityksen tulisi myös pitää huolta, jotta tarvittava tieto kulkeutuu työntekijältä ja sukupolvelta toiselle.

Tiedonhallinnan tutkijan, Ronald Maierin tulkinnan mukaan tiedonhallinnassa on tunnistettavissa kaksi pääsuuntaa. Ensimmäinen suunta on ihmisten ja organisaation tasolla tapahtuva sosiaalinen vuorovaikutus ja toinen suunta on informaatio- ja viestintäteknologian avulla tapahtuva tiedon levittäminen, tallentaminen ja varastoiminen. Tietämyksenhallinnan voidaan siis tulkita olevan ihmiskeskeistä, kun taas informaationhallinnan voidaan tulkita olevan teknologiakeskeistä tiedonhallintaa. Dokumenttienhallinta puolestaan sijoittuu näiden kahden tiedonhallinta-alueen väliin, jossa myös pitkälti työntekijöiden välinen yhteistyö ja vuorovaikutus tapahtuu.

Tietämyksenhallinnalla (eng. Knowledge Management) tarkoitetaan menetelmäkokonaisuutta, jolla pyritään ohjaamaan ja hallitsemaan yrityksen inhimillistä pääomaa ja aineetonta omaisuutta. Tietämyksenhallintaa voidaan pitää yrityksen strategisena kilpailutekijän, sillä yrityksen on tunnettava toimintaympäristönsä. Vain tietämällä, mitä tietoa tarvitaan ja mihin sitä käytetään, organisaatio voi hallita tuottamiaan palveluja. Tietämyksenhallinnasta puhuttaessa kiinnitetään erityisesti huomiota dokumenttien elinkaareen sekä siihen, että ne säilyvät tarvittavalita osin jopa sukupolvelta toiselle. Aivan, kuten pyörää ei pidä keksiä uudestaan - ei dokumentteja tule laatia tarpeettomasti uudestaan. Elinkaariajattelussa tulee huomioida myös prosessit sekä mahdolliset teknologiavalinnat, jotka kestävät aikaa.

Ota yhteyttä

Raportointi

Iltanen Consulting tarjoaa apua myös yritysten raportointijärjestelmien sekä niihin liittyvien osakokonaisuuksien suunnittelussa ja toteuttamisessa. Raportointijärjestelmällä tarkoitetaan tässä asiayhteydessä kokonaisuutta, joka mahdollistaa raportointitoiminnan yrityksessä. Lyhyesti ja ytimekkäästi sanottuna toimivassa raportointijärjestelmässä raportointiin liittyvät tarpeet, vastuut sekä toimintatavat ovat selkeästi määritelty, dokumentoitu ja jalkautettu sekä resurssit varmistettu. Tämä on kuitenkin usein helpommin sanottu, kuin tehty, joten mikäli haluat välttää raportointijärjestelmään liittyvät sudenkuopat, niin olethan yhteydessä.

Raportointijärjestelmää kehitettäessä otetaan ensinnäkin huomioon yrityksen kokoluokka, liiketoiminnan luonne, yrityksen valmiudet ja kypsyystaso sekä yrityksen tahtotila. Nämä tekijät määrittelevät paljolti, millainen raportointijärjestelmä on yritykselle sopiva, sillä esimerkiksi pienelle yritykselle ei ole kannattavaa rakentaa tarpeettoman laajaa järjestelmää, kun taas suuren yrityksen tarpeita, laaja ja kattavasti dokumentoitu raportointijärjestelmä palvelee usein paremmin.

Kuvassa 4 on visualisoitu esimerkinomaisesti laajempaa, Microsoftin modernin tietovarastoarkkitehtuuria mukailevaa raportointijärjestelmää, joka koostuu datalähteistä, tiedon jalostus- ja varastointivaiheista sekä tiedon visualisointi- ja hyödyntämisvaiheista. Kuvauksen elementtejä voidaan kuitenkin soveltaa myös pienempiin ratkaisuihin. Yksinkertaisimmillaan raportointijärjestelmä voi koostua pienestä, mutta tärkeästä joukosta raportteja, joiden kehitys- ja toimitusketju on lyhyt, mutta laajemmassa ratkaisussa voidaan käsitellä suuria datamassoja eri järjestelmistä ja luoda niiden pohjalta automatisoidut ja dynaamiset Dashboard-näkymät, joista yrityksen johtajat näkevät tarvittaessa yhdellä vilkaisulla kaiken oleellisen tiedon. Kun data on visualisoitu ja raportit aina käden ulottuvilla, on tiedolla johtaminenkin helpompaa.

Ennen teknisiin toimenpiteisiin ryhtymistä raportointijärjestelmän kehittäminen aloitetaan kuitenkin usein nykytilan arvioinnilla. Nykytilaa voidaan arvioida ja kartoittaa esimerkiksi kartoittavan kyselyn avulla, jonka tuloksista voidaan tulkita mitä, miten, miksi, milloin ja kuka organisaatiossa raportoi. Näiden tietojen pohjalta voidaan puolestaan laatia suunnitelma raportointijärjestelmän kehittämiseksi tai luomiseksi.

Raportointia ja raportointijärjestelmää kehitettäessä on myös tärkeää tunnistaa, että kyseessä on projektin lisäksi myös prosessi. Raportointia voidaan kehittää projektiluontoisesti, mutta toimivassa raportointijärjestelmässä tunnistetaan, että raportoinnin kehittäminen on myös prosessi, sillä raportointi ei ole koskaan valmis tai se ei pääty, kuten projekti tekee, vaan raportointi vaatii jatkuvaa kehitystä ja ylläpitoa toimiakseen sekä pysyäkseen ajan tasalla.

Kiinnostuitko tai haluatko kuulla lisää raportoinnin kehittämisestä? Ota yhteyttä, niin kehitellään yhdessä yritystäsi palvelevat ratkaisut.

Integraatiot

Integraatiot ovat se tiedonhallinnan teknisempi muoto, joiden avulla ratkaistaan tiedonsiirto tietojärjestelmien välillä. Integraatioita voidaan rakentaa monilla eri tavoin, joten on tärkeää, että integraatioiden määrittelyssä, suunnittelussa ja toteuttamisessa on mukana asian osaava henkilö.

Tarjoamamme integraatiopalvelut mahdollistavat erilaisten prosessien ja tietojärjestelmien välisen tiedonsiirron automatisointia, välittämistä ja muuntamista. Integraatioilla voidaan esimerkiksi automatisoida manuaalisia työvaiheita, jota on visualisoitu esimerkinomaisesti kuvassa 5.

Mikäli sinulla on tiedonsiirto- tai automatisointitarpeita, niin otahan yhteyttä. Rakennetaan yrityksellesi tarvittavat tiedonsiirtoratkaisut.

Yhteydenotto on riskitöntä, sillä mikäli toteamme, että emme pysty auttamaan sinua ongelmassasi, emme veloita mitään. Otamme nämä tapaukset oppimiskokemuksina, emmekä täten veloita opiskelustamme teitä.

Ota yhteyttä